Qualität und Transparenz in der Projektarbeit

Die Projekte folgen einem bewährten Ablauf, der sich über die Jahre entwickelt hat und den wir ständig weiterentwickeln. Wir sprechen kurz vom Projektzyklus, er besteht aus sechs Schritten.

1. Schritt – Dialog mit den Partnern

Am Anfang jeder Zusammenarbeit steht das gemeinsame Gespräch. Die von uns geförderten Projekte führen kirchliche und nicht kirchliche Partnerorganisationen vor Ort durch. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Organisationen kennen die Gegebenheiten und die Menschen vor Ort und sie kennen deren Schwierigkeiten und Bedürfnisse.

Im Austausch mit den Betroffenen benennen sie gemeinsam die bestehenden Probleme und entwickeln Ideen, um die Situation mittel- oder langfristig zu verbessern. Diese Projektideen diskutieren die Mitarbeitenden vor Ort anschließend mit den Projektverantwortlichen bei uns, bei Brot für die Welt.

2. Schritt – Projektantrag der Partnerorganisation

Ist die Projektidee ausgereift, stellt die Partnerorganisation einen Projektantrag, in dem sie ihr Vorhaben beschreibt. Die Partnerinnen und Partner haben hier die Möglichkeit, fachliche Beratung zu erhalten, um die Qualität der Pläne und der Anträge zu erhöhen und gegebenenfalls noch stärker am Bedarf der Menschen vor Ort auszurichten. In einem Antrag auf Projektförderung beschreiben die Partnerinnen und Partner:

• die Problemlage
• die Ursachen für diese Probleme
• das angestrebte Ziel des Projekts
• die zum Erreichen dieses Ziels notwendigen Maßnahmen
• die geplanten Kosten, Eigenleistungen sowie den Finanzierungsbedarf

Sie müssen zudem Auskunft über ihre Organisation geben, etwa über Entscheidungs- und Aufsichtsstruktur, ihre Arbeitsweise und die finanzielle Lage. Hierdurch erhalten die Projektverantwortlichen bei uns ein klares Bild von der Organisation und dem geplanten Projekt, das wir durch Besuche vertiefen.

3. Schritt – Antrag prüfen und bewilligen

Wir prüfen zunächst den eingereichten Antrag und schauen, ob die Maßnahmen umsetzbar sind. Außerdem bewerten wir, wie gut die Projektziele zu erreichen sind und ob die Begünstigten umfassend am Projekt beteiligt sind. Das stärkt die Eigenverantwortung der Menschen vor Ort. Dann prüfen wir, ob der Projektpartner über geeignetes Personal für die geplanten Aufgaben verfügt, und ob die geplanten Ausgaben etwa für Gehälter oder Anschaffungen landesüblich sind.

Nach der Prüfung des Antrags erstellen wir eine Bewilligungsvorlage für das entsprechende Gremium im Haus. Bewilligungsvorlagen, die einen Zuschuss von 100.000 Euro überschreiten, begutachtet außerdem der „Ausschuss Entwicklungsdienst und humanitäre Hilfe“ bei uns.

4. Schritt – Zusammenarbeit vertraglich regeln

Nach erfolgter Bewilligung schließen wir und die Partnerorganisation einen Kooperationsvertrag, der die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien regelt. Dazu gehören etwa die Dauer der Unterstützung, die Höhe der Finanzierung und die Projektziele. Im Kooperationsvertrag verpflichtet sich die Partnerorganisation zudem, in festgeschriebenen Zeiträumen über den Projektfortschritt und die Ausgaben zu berichten.

5. Schritt – Projekt durchführen und regelmäßig Bericht erstatten

Sobald uns der von der Partnerorganisation unterschriebene Vertrag vorliegt, überweisen wir die erste Zahlung. Für die korrekte Verwendung der Mittel ist die Partnerorganisation verantwortlich. Sie legt darüber halbjährlich Rechenschaft ab oder bei geringen Fördersummen jährlich in sogenannten Finanz- und Projektfortschritts-Berichten. Mit diesen Informationen dokumentieren die Projektverantwortlichen bei uns den Weg bis zum Erreichen des Projektziels.

Zusätzlich besuchen unsere Projektverantwortlichen die Partnerorganisationen in regelmäßigen Abständen, um sich ein eigenes Bild von den Fortschritten der Projekte zu machen. Sie diskutieren ihre Eindrücke mit den Partnerinnen und Partnern und halten ihre Beobachtungen in Berichten fest. Im Falle von Schwierigkeiten bei der Projektdurchführung besprichen die Projektverantwortlichen gemeinsam mit der Partnerorganisation das weitere Vorgehen sowie Schritte zur Verbesserung der Situation.

Sollten wir Unregelmäßigkeiten vermuten oder feststellen, stoppen wir alle Zahlungen, bis der Sachverhalt aufgeklärt ist. Es gibt eine Reihe von Instrumenten, die wir zur Aufklärung nutzen, etwa Finanzprüfungen, die unabhängige Fachleute durchführen. Auf der Basis der Ergebnisse können wir dann die Verwaltung und Finanzkontrolle der Partnerorganisation stärken.

Im schlimmsten Fall führen die Ergebnisse dazu, dass wir das Projekt beenden und die Zusammenarbeit mit der Partnerorganisation abbrechen, doch das geschieht sehr selten.

6. Schritt – Projekt beenden

Nach dem Ende des Projekts legt die Partnerorganisation einen Schlussbericht vor. Darin analysiert und beurteilt sie selbst die Ergebnisse ihrer Arbeit und beschreibt die Wirkungen auf die Begünstigten. Zusätzlich prüft das Stabsreferat Ergebnismanagement und Verfahrenssicherung, ob das Projekt die Verfahren und Standards eingehalten sowie seine Ziele erreicht hat. Ist zur Fortsetzung oder zur Ausweitung des Projekts weitere finanzielle Unterstützung nötig, kann die Organisation einen weiteren Antrag stellen.